Kapittel 1. Ansvarsforhold

§ 1.1 Studentparlamentet

a) Studentparlamentet har det overordnede ansvaret for disponeringen av Studentorganisasjonens økonomiske midler gjennom å vedta organisasjonens budsjett og å godkjenne regnskapet.
b) Studentparlamentets vedtak er bindende for alle organ i Studentorganisasjonen.
c) Studentparlamentet skal sørge for at det vedtatte budsjettet ikke overskrides. Økonomisk bindende avtaler kan bare inngås innenfor rammen av inneværende års budsjett. Det er ikke tillatt for studentparlamentet å ta opp lån.
d) Alle vedtak med økonomiske konsekvenser for Studentorganisasjonen, skal ha med henvisning til riktig budsjettpost.
e) Dersom studentparlamentet har fattet vedtak som strider mot budsjettet, går budsjettet foran.
f) Studentparlamentet skal på sitt første møte i høstsemesteret behandle halvårsregnskap og revidert budsjett for resten av perioden.

§ 1.2 Styret

a) Som organisasjonens utøvende organ, disponerer styret organisasjonens midler etter retningslinjer gitt av studentparlamentet.
b) Styret er ansvarlige for å legge frem forslag til budsjett og revidert budsjett til studentparlamentet.
c) Alle vedtak med økonomiske konsekvenser for Studentorganisasjonen, skal ha henvisning til riktig budsjettpost.
d) Styret behandler kvartalsvise regnskap.
e) Alle utbetalinger som Studentorganisasjonen foretar skal signeres og godkjennes av enten leder eller nestleder.
§ 1.3 Leder og organisasjonskonsulent

a) Leder har ikke myndighet til å inngå økonomisk bindende avtaler med varighet utover rammen av budsjettet for inneværende år, jf. § 1.1 c.
b) Leder og/eller organisasjonskonsulent har ansvaret for:
I å effektuere alle vedtak av økonomisk karakter
II å føre regnskap og budsjettkontroll
III at Studentorganisasjonen har en god og effektiv økonomiforvaltning
IV å utarbeide regnskapsrapporter og forslag til budsjett
V at Styret holdes oppdatert med organisasjonens økonomiske tilstand og utvikling
§ 1.4 Økonomiseksjonen ved HH

a) Økonomiseksjonen ved Høgskolen i Hedmark skal føre tilsyn med og kontrollere Studentorganisasjonens bruk av midler.
b) Økonomiseksjonen er ansvarlig for å overføre driftsstøtte til Studentorganisasjonen i henhold til samarbeidsavtalen mellom Studentorganisasjonen og Høgskolen.
c) Økonomiseksjonen skal få tilsendt forslag til budsjett av Studentorganisasjonen innen utgangen av oktober, og få tilsendt revidert regnskap innen utgangen av februar.
§ 1.5 Revisor

a) Revisor skal kontrollere at regnskapet føres i samsvar med gjeldene lover og forskrifter, at pliktene ovenfor det offentlige blir fulgt og er i samsvar med god regnskapsskikk.
b) Regnskapet revideres hvert kalenderår. Regnskapet, med revisors beretning og anbefalinger sammen med Styrets innstilling, legges frem for godkjenning av studentparlamentet.

Kapittel 2. Rutiner
§ 2.1 Fullmakter

a) Styret og/eller organisasjonskonsulent, har ved stående fullmakt og inntil annet blir bestemt av studentparlamentet, rett til å bestille varer eller tjenester på organisasjonens vegne i henhold til gjeldene budsjett.
b) Kun leder og organisasjonskonsulent skal ha tilgang til organisasjonens bankkonti.
c) Styret tildeler prokura etter følgende retningslinjer: Prokura innehas av organisasjonskonsulent sammen med leder, og tildeles etter vedtak i styret. Hvem disse er, skal sammen med navns nevnelse synliggjøres i særskilt vedtak i styret og hver gang en ny leder tiltrer.
d) Dersom leder og organisasjonskonsulent er gift, samboere, har nært slektskapsforhold eller på annen måte er nært tilknyttet hverandre, skal disse to ikke ha prokura sammen.

§ 2.2 Reisekostnader

a) Dette punktet gjelder for organisasjonskonsulent, medlemmer i styret, studentrådene, studentparlamentet og organisasjonens oppnevnte utvalg. Andre som utfører oppdrag for eller på vegne av Studentorganisasjonen kan, etter avtale, komme inn under bestemmelsene i punkt 2.2.
b) Studentorganisasjonen arrangerer, eller er representert ved, en rekke arrangementer/møter der reise og oppholdsutgifter kan dekkes av Studentorganisasjonen. Studentorganisasjonen dekker ikke reise og oppholdsutgifter der en ekstern arrangør dekker dette. Utgifter i forbindelse med møter i Høgskolens råd og utvalg skal dekkes av Høgskolen i Hedmark.
c) Dersom en representant som deltar på Studentorganisasjonens arrangementer/møter har et ulegitimert fravær utover et omfang på 25 prosent av arrangementets varighet, fraskriver organisasjonen seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke reise- og oppholdskostnader.
d) Reisen skal foretas på billigst mulig måte for organisasjonen, så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget når man herunder tar samlet hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig utføring av tjenesten. Rabatterte billetter skal benyttes der dette er mulig.
e) Taxi kan kun benyttes i de tilfeller hvor det er billigere eller at offentlig kommunikasjon ikke kan benyttes. Regning dekkes kun etter godkjenning av organisasjonens leder eller dennes stedfortreder. Forklaring for hvorfor taxi ble benyttet skal påføres reiseregningens bakside.
f) Ved bruk av privat bil skal man samkjøre der dette er mulig. Hvis flere kjører fra samme sted til samme arrangement/møte i hver sin bil, reduseres kjøregodtgjørelsen med 50 prosent.
g) Kjøregodtgjørelser dekkes med kr. 3,- pr. km ved reiser over 5 km én vei. Det gis ekstra godtgjørelse for passasjerer pålydende 50 øre pr. passasjer. Ved benyttelse av tilhenger/kjøring med store kolli kan det benyttes passasjertillegg, dette må dokumenteres og godkjennes av leder eller nestleder.
h) Beregning av kjørelengde følger følgende mal:

Evenstad Rena Elverum Blæstad Hamar Kongsv.
Evenstad x 40 75 100 105 175
Rena 40 x 35 60 60 135
Elverum 75 35 x 25 30 100
Blæstad 100 60 25 x 5 125
Hamar 105 60 30 5 x 130
Kongsvinger 175 135 100 125 130 x

i) Reiseutgifter refunderes i hovedsak etterskuddsvis
j) Reiseregning skal skrives på fastsatt skjema og leveres Studentorganisasjonen snarest og senest innen 14 dager etter at reisen er avsluttet, hvis ingen annen tidsfrist er bestemt/avtalt. Reiseregninger som blir sendt inn etter fristens utløp blir ikke refundert.
k) Reiseutgiftene skal være dokumentert og alle kvitteringer (originalbilag) for utgifter som kreves refundert, må legges ved.
l) Reiseregninger skal være godkjent og attestert av leder eller nestleder før utbetaling kan finne sted.
§ 2.3 Diettgodtgjørelse og oppholdsutgifter ved reiser

a) Dette punktet gjelder for organisasjonskonsulent, medlemmer i styret, studentrådene, studentparlamentet og organisasjonens oppnevnte utvalg. Andre som utfører oppdrag for eller på vegne av Studentorganisasjonen kan, etter avtale, komme inn under bestemmelsene i punkt 2.3.
b) Legitimerte diettgodtgjørelse (etter regning):
I For reiser under 6 timer utbetales ikke kostgodtgjørelse
II For reiser som varer over 6 timer dekkes diett etter følgende satser:
Frokost kr. 50,-
Lunsj kr. 100,-
Middag kr. 150,-
c) Beregning av diett: Tidspunktet fra avreise til første måltid, og tidspunktet fra siste måltid til hjemkomst.
d) På tjenestereiser hvor kosten er dekket i sin helhet av arrangør/oppdragsgiver eller er inkludert i billettutgiftene/deltakeravgift etc., kan kostgodtgjørelse ikke beregnes.
e) Det gis ikke diettgodtgjørelse ved møter/kurs/arrangement der kosten er inkludert i oppholdet eller forhåndsbetalt på annen måte.
f) Hvor Studentorganisasjonen sørger for innkvartering må de tillitsvalgte benytte seg av denne, andre overnattingsalternativer må den tillitsvalgte dekke selv.
g) StorHk dekker oppholdsutgifter for sine tillitsvalgte på arrangementer der dette ikke er dekket av arrangør. Dette må klareres og godkjennes av leder.
§ 2.4 Bevertning

a) For møter i styret og studentparlamentet tar leder, nestleder og/eller organisasjonskonsulent stilling til hva slags bevertning det skal være. Dette skal dog holde seg innenfor de vedtatte budsjettrammer.

Kapittel 3. Andre utgifter
§ 3.1 Telefon

a) Studentorganisasjonen dekker alle utgifter til organisasjonens ene mobiltelefon.
b) Mobiltelefonen brukes av organisasjonens leder. Telefonen skal ikke benyttes til privat bruk.
c) Medlemmene i styret kan få refundert dokumenterte utgifter til telefon i forbindelse med arbeid for Studentorganisasjonen, etter styrets godkjenning.
d) Fasttelefon og fax på kontorene Studentorganisasjonen disponerer, dekkes av Høgskolen i Hedmark, jf. samarbeidsavtalen.
§ 3.2 Utlegg

a) Tillitsvalgte i Studentorganisasjonen som legger ut midler og kan dokumentere dette til bruk av StorHk får disse refundert ved å bruke eget skjema for utlegg.
b) Refundering vil skje etterskuddsvis.
c) Utleggsskjema skal være godkjent og attestert av leder eller nestleder før utbetaling kan finne sted.

Kapittel 4. Økonomiske disposisjoner
§ 4.1 Midler fra Høgskolen i Hedmark

a) Studentorganisasjonen mottar hvert år driftsstøtte fra Høgskolen i Hedmark. Disse midlene skal dekke organisasjonens driftsutgifter, og beløpet skal være i tråd med samarbeidsavtalen mellom StorHk og HH.
b) Høgskolen i Hedmark skal lønne organisasjonens ansatte og utbetale leders honorar, jf. samarbeidsavtalen.
c) Det foreligger egne avtaler mellom studentrådene og Høgskolen om støtte til deres arbeid.
§ 4.2 Midler fra Studentsamskipnaden i Hedmark

a) SiH utbetaler hvert semester midler Studentorganisasjonen til velferdsfremmende tiltak. Fordeling av disse midlene er beskrevet i § 4.4 og egne retningslinjer for velferdsfondet.
b) Studentorganisasjonen gir driftsstøtte til studentrådene av disse midlene, begrenset til 10 kr per student per semester.
§ 4.3 Øvrige midler og disponeringer

a) Studentorganisasjonen står fritt til å benytte seg av midler som tilføres organisasjonen utover årlig overføring fra HH og SiH. Studentparlamentet vil i en slik situasjon bestemme hva midlene skal brukes til.
§ 4.4 Øvrige bevilgninger fra Studentorganisasjonen

a) Støtte til kulturelle/velferdsmessige arrangement/tiltak til ulike studentgrupper ved HH skal gis fra Studentorganisasjonens velferdsfond.
b) Overføringer fra Studentorganisasjonens ordinære konto til velferdsfondet tas fra midlene utbetalt av SiH, og overskuddet fra driftsregnskapet i StorHk for foregående år etter spesielt vedtak av studentparlamentet.
c) Det utarbeides egne retningslinjer for tildeling av støtte som nevnt i 4.4a. Tildeling vedtas av studentparlamentet eller styret, det må alltid foreligge en skriftlig søknad med budsjett/kostnadsberegninger fra søkerne.
d) Regnskap etter endt arrangement/tiltak skal leveres Studentorganisasjonen, dette skal dog ikke skje mer enn to måneder etter at arrangementet/tiltaket er avsluttet. Nye søknader fra grupper som har fått midler fra Studentorganisasjonen kan normalt ikke innvilges før regnskap fra foregående arrangement/tiltak foreligger. I tilfeller hvor regnskap viser lavere kostnader enn budsjettert, kan Studentorganisasjonen kreve ubenyttede midler tilbakeført.
§ 4.5 Midler til HedmarkStudenten

a) Studentparlamentet kan vedta å bevilge midler til HedmarkStudenten fra driftbudsjettet.
b) Eventuell overføring til HedmarkStudenten skjer èn gang i vårsemesteret og èn gang i høstsemesteret.
c) HedmarkStudenten skal sende inn søknad hvor det vises hva midlene går til, før utbetaling gjennomføres.
d) I vårsemesteret skal HedmarkStudenten sende inn regnskap for foregående år og budsjett for inneværende år før utbetaling gjennomføres. I høstsemesteret skal HedmarkStudenten sende inn halvårsregnskap før utbetaling gjennomføres.

Kapittel 5. Generelle bestemmelser
§ 5.1 Henvisninger

a) Økonomireglementet er vedtatt av Studentparlamentet. Økonomireglementet skal være i samsvar med Studentorganisasjonens vedtekter og er underordnet disse.
§ 5.2 Informasjon

a) Styret, ansatte, Studentparlamentet og utvalg nedsatt av StorHk, samt Høgskolen i Hedmark ved fellesadministrasjonen og Studentsamskipnaden i Hedmark skal informeres om dette reglementet.
b) Medlemmer i Styret og sekretariat skal underskrive en erklæring om at de har gjort seg kjent med Studentorganisasjonens økonomireglement.
c) De bestemmelser som omhandler diett og reise skal gjøres tilgjengelige gjennom reiseregningsskjema.
§ 5.3 Ikrafttredelse

Økonomireglementet trer i kraft fra og med 10. mai 2007, og gjelder til annen bestemmelse/annet vedtak foreligger.